Progettazione partecipata dei piani integrati di salute - Società della Salute della Valdinievole

Percorso di progettazione partecipata del PIS realizzato dalla Società della Salute della Valdinievole  - anno 2008Per un buon funzionamento dei Tavoli incaricati della progettazione sono stati ritenuti essenziali quattro condizioni/fattori:

Disporre di un percorso articolato nel tempo che definisse a priori tappe e impegni della progettazione partecipata/concertata. 

1. Che i coordinatori dei tavoli svolgessero il loro compito in modo efficace 
2. Che i componenti dei tavoli sapessero operare tra loro in maniera collaborativa
3. Che ci fosse un tempo effettivo da dedicare alla progettazione

L’articolazione del percorso

Il percorso, che potremmo definire di Progettazione Partecipata, doveva condurre alla formalizzazione di proposte/progetti “condivisi” dai componenti di ogni singolo Tavolo, basato su dati attendibili, ma anche su una lettura condivisa del territorio, delle sue risorse e delle sue necessità.

Partendo dalla situazione attuale – il PIS approvato, tavoli formalizzati, ma non ancora riuniti e funzionanti,  scadenze ravvicinate - il percorso che doveva permettere di ottenere delle proposte/progetti condivisi entro la fine dell'anno come output del lavoro dei Tavoli, ed era articolato in questo modo:

Informazione: poiché non si partiva da zero e non si poteva fare tutto,  occorreva presentare a tutti i componenti dei Tavoli il P.I.S. e il lavoro fatto per realizzarlo e, al tempo stesso, indicare chiaramente gli obiettivi e i vincoli per la progettazione partecipata; 

Formazione: chi era coinvolto nei Tavoli doveva acquisire/migliorare le competenze necessarie per collaborare e, al tempo stesso, si doveva affermare un vissuto di squadra fra i componenti di ogni tavolo, in modo da ottenere un’effettiva integrazione;

Progettazione partecipata: è stata la fase conclusiva che ha potuto accogliere i frutti dell’attività realizzata prima. In questa fase si è deciso cosa fare, con quali risorse, ecc.     

La  formazione dei coordinatori dei tavoli

Facilitare tavoli interorganizzativi/interistituzionali e orizzontali è un compito non  semplice e che richiede abilità che non necessariamente fanno parte del bagaglio e delle competenze di chi è chiamato a svolgere tale funzione.

La funzione di coordinamento/facilitazione/supporto che doveva essere garantita ad ogni Tavolo, da un lato  richiedeva la definizione e il riconoscimento del ruolo del coordinatore da parte dei componenti del gruppo e, dall’altro richiedeva competenze  specifiche di facilitazione di gruppo in una condizione non gerarchica nella quale il ruolo poteva essere un ostacolo più che una risorsa.
 
Per mettere i coordinatori dei Tavoli in condizione di svolgere il loro compito nel migliore dei modi e per sostenere una modalità di conduzione dei Tavoli che fosse la più uniforme possibile, era necessario sviluppare, potenziare le competenze di facilitazione dei coordinatori attraverso una minima attività di formazione. 

Sono stati realizzati 2 incontri di formazione di mezza giornata  rivolti ai coordinatori dei Tavoli per fornire loro e perfezionare gli strumenti necessari per sostenere percorsi di collaborazione in situazione di gruppo multistakeholders.

La formazione/informazione  dei componenti dei tavoli

E’ ovvio che l’efficacia dei tavoli dipende anche dalle competenze collaborative possedute dai componenti dei tavoli stessi, dalla comprensione del “gioco” che sono chiamati a fare e che affrontino le tematiche specifiche del Tavolo in un’ottica integrata e di territorio.

Il percorso di formazione/informazione prevedeva diverse attività, di ogni singolo Tavolo, di più Tavoli insieme e plenari.

a) Incontro plenario di informazione – rivolto a tutti i Tavoli

Nell’incontro è stato illustrato il P.I.S. e il percorso fatto per realizzarlo e sono stati indicati gli obiettivi del piano per il 2008.  L’incontro di una mezza giornata è stato curato dalla direzione S.d.S. e dallo Staff tecnico e  fonrito la base, la direzione e  i vincoli per la Progettazione partecipata.

b) 2 incontri  di formazione – Tavoli  misti –(incontri di 3 ore ciascuno)

Sono stati costituiti gruppi di 15/20 persone appartenenti a diversi tavoli (se possibile unendo i partecipanti di due Tavoli) per sviluppare le competenze collaborative. In questi incontri, condotti da formatori, non si è parlato dei contenuti di cui il tavolo o i tavoli si sarebbero occupati, ma si è messa a tema la collaborazione. Ci si è interrogati su ciò che la facilita e ciò che può ostacolarla, si sono esplorate le esperienze dei partecipanti, si è affrontata la questione dei livelli possibili di collaborazione e su come rendere compatibile la ricerca degli obiettivi individuali con l’esigenza di lavorare anche per obiettivi condivisi. 

c) Primo incontro di Tavolo – (incontro di 3 ore)

L’incontro, condotto da un formatore, ma anche con la presenza del coordinatore, è stato finalizzato ad entrare nel merito del contenuto specifico di cui il Tavolo doveva occuparsi, a favorire il confronto dei punti di vista e sviluppare un vissuto di gruppo/squadra.
 
Progettazione partecipata 

a) 4 incontri di Tavolo

Affinché ogni tavolo potesse produrre l’output desiderato era necessario che seguisse un percorso strutturato e logico di almeno 4 incontri. Ciascun incontro affrontava una aspetto specifico:
1. problemi - obiettivi - priorità
2. le attività ipotizzabili e le risorse necessarie/disponibili/da reperire
3. la valutazione: soggetti, strumenti, indicatori per effettuare la valutazione di processo e di risultato
4. revisione della proposta definitiva 

Gli  incontri sono stati condotti dai coordinatori, ai quali è toccato anche il compito di sistematizzare il materiale emerso dai gruppi (trascrivere eventuali cartelloni, verbale, preparare schede, ecc.)

b) Evento conclusivo plenario

A conclusione del percorso dei tavoli, è stato realizzato un evento collettivo, con la presenza delle autorità, in cui si è dato riconoscimento al lavoro fatto da tutti i Tavoli,
L’organizzazione dell’evento ha visto la collaborazione della Direzione della SdS, dello staff Tecnico, dei coordinatori e dei formatori.

L’impegno della MartiniAssociati

La MartiniAssociati è stata impegnata nelle seguenti attività:

• progettazione del percorso e delle singole attività
• consulenza al processo e accompagnamento – partecipazione al primo incontro,  incontri con la   committenza, la direzione della SdS, interventi nei gruppi per chiarire questioni particolari, sostegno ai coordinatori dei Tavoli 
• formazione ai coordinatori dei Tavoli   -  2 mezze giornate
• formazione dei componenti dei tavoli  - 2 incontri per ogni due Tavoli
• un intervento per ogni singolo Tavolo
• collaborazione all’organizzazione e partecipazione all’evento